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시말서는 특정한 사고나 문제 발생 시, 해당 사건의 경위와 원인을 설명하고 재발 방지 대책을 서술하기 위해 작성되는 문서입니다. 이는 조직 내에서 발생한 문제에 대해 책임을 명확히 하고, 향후 유사한 일이 반복되지 않도록 예방하기 위한 목적으로 작성됩니다. 시말서는 문제를 객관적으로 기록하면서도 반성과 개선 의지를 담아야 하며, 간결하고 체계적으로 작성되어야 합니다.
먼저, 시말서의 상단에는 “시말서”라는 제목을 명확히 기재하여 문서의 성격을 드러냅니다. 이어서 작성자의 기본 정보를 기록합니다. 작성자의 이름, 소속 부서, 직위, 연락처 등을 포함하여 문서를 작성한 사람의 신원을 명확히 확인할 수 있어야 합니다.
본문에서는 사건의 경위와 관련된 내용을 단계적으로 기술합니다. 첫째, 사건의 개요를 간략히 설명합니다. 여기에는 사건이 발생한 날짜, 시간, 장소, 그리고 관련된 주요 상황을 포함하여 문제가 발생한 배경을 서술합니다. 둘째, 사건의 원인을 구체적으로 분석하여 작성합니다. 이 과정에서 본인의 실수나 책임이 있다면 명확히 인정하고, 문제가 발생한 이유를 구체적이고 객관적으로 기술해야 합니다.
셋째, 재발 방지 대책을 제시합니다. 이 항목에서는 유사한 문제가 반복되지 않도록 구체적인 개선 방안을 서술하며, 본인이 앞으로 어떻게 업무를 개선할지에 대한 의지를 담아야 합니다. 이 부분은 시말서의 핵심이므로 신중하고 성실히 작성하는 것이 중요합니다.
마지막으로, 시말서의 하단에는 작성 날짜와 작성자의 서명 또는 날인을 기재하여 문서의 진위와 책임성을 보장합니다. 필요에 따라 상급자의 검토란을 포함하여 문서의 승인 절차를 명확히 할 수도 있습니다.
시말서는 단순히 잘못을 인정하는 문서가 아니라, 문제를 분석하고 개선 의지를 보여주는 도구로 활용됩니다. 이를 통해 조직은 문제를 명확히 파악하고 재발 방지를 위한 체계적인 조치를 마련할 수 있습니다. 정확하고 성실히 작성된 시말서는 책임 있는 자세를 나타내며, 조직 내에서 신뢰를 회복하는 데 기여할 수 있습니다.